INDEXATION

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L'indexation consiste à identifier dans un document certains éléments significatifs qui serviront de clé pour retrouver ce document au sein d'une collection. Ces éléments comprennent le nom de l'auteur, le titre de l'ouvrage, le nom de l'éditeur, la date de publication et l'intitulé du sujet traité. Des règles d'usage régissent le choix et la forme des noms, les listes de vedettes matières, les plans de classification et d'analyse documentaire. La programmation et l'impression des index par ordinateur ont accru l'importance de ces codes. La complexité des documents modernes et la variété des formes sous lesquelles ils se présentent exigent qu'on aborde de façon systématique la construction des index et leur emploi.

Étymologiquement, indexer signifie montrer du doigt quelque chose qu'on veut identifier à telle ou telle fin. À l'époque moderne, on désigne par ce mot l'action d'identifier tel ou tel aspect significatif de document quelle qu'en soit la nature de façon que cet aspect ou ces aspects servent de clés quand on aura besoin, plus tard, de le rechercher au sein d'une mémoire. Pendant plusieurs siècles, cela s'est appliqué aux livres ; l'auteur ou l'éditeur faisaient souvent suivre leur texte d'un index, et les bibliothécaires fournissaient des clés sous forme de listes ou de catalogues indiquant ce que contenaient leurs collections.

Notre société a vu se développer l'usage de beaucoup d'autres types de documents, tels que le film sous ses différentes formes, les bandes audio et vidéo, les bandes et disques utilisés comme mémoire dans un ordinateur. Tous ces documents contiennent de l'information, qu'il convient d'étiqueter clairement afin que ceux qui désirent la consulter puissent y accéder aisément.

On caractérise le plus clairement et le plus évidemment un texte par le nom de l'auteur (ou des auteurs). Si, pour certaines œuvres anciennes, ce nom n'est pas toujours facile à déterminer, en général, pour la plupart des documents récents, il constitue le premier élément d'information, car il est tout particulièrement commode à identifier. En effet, la page de titre d'un livre donne le nom de l'auteur, nom sous lequel celui-ci veut se faire connaître. Cela est vrai même lorsqu'un document n'est pas l'œuvre d'une seule personne, mais d'une collectivité, une université ou une société de droit privé par exemple. Le titre que l'auteur donne à son œuvre présente les mêmes spécificités.

La date et le lieu de publication, l'édition, le nombre de pages, la présence de cartes, de plans, de tables et d'illustrations sont des éléments importants qui aident à identifier un document. Toutes ces caractéristiques sont faciles à déterminer, et l'ensemble du processus porte le nom de catalogage. La disposition des entrées au sein d'un fichier auteurs-titres est relativement simple : noms propres et mots se suivent par ordre alphabétique. Beaucoup de bibliothèques nationales, dont la Bibliothèque nationale française, ont publié des catalogues de leurs collections suivant l'ordre alphabétique des noms d'auteurs, et Les Livres disponibles, le catalogue des livres français disponibles chez les éditeurs, comporte une partie alphabétique par auteurs et une autre par titres, en ordre alphabétique.

Le problème de savoir comment choisir l'indexation matières d'un document est beaucoup plus complexe ; en général, le titre ne fait guère plus que mettre en relief un ou deux mots importants. On pourrait croire qu'un auteur est le mieux placé pour concevoir l'index matières de son propre livre, mais les éditeurs préfèrent souvent confier la préparation de l'index à des indexeurs professionnels qui connaissent parfaitement la théorie et la pratique de l'indexation matières et de l'analyse documentaire ou de la classification.

La classification figure depuis longtemps parmi les outils fondamentaux de la méthode scientifique. Ainsi, pour ordonner de façon systématique l'ensemble des collections d'une bibliothèque, il faut comprendre, en théorie et en pratique, comment sont structurées les connaissances humaines et comment il convient de grouper les documents afin de montrer les relations qu'il y a entre leurs sujets, ce qui aide le lecteur à mieux comprendre le classement et à mieux utiliser la collection. Les experts se penchent depuis plusieurs siècles sur ces activités complexes que sont le catalogage et la classification. Ils ont élaboré un grand nombre de systèmes, de règles et de codes.

Les règles catalographiques

Depuis l'Antiquité, nombreux et célèbres sont les écrivains qui ont fait remarquer l'intérêt du livre et de l'existence de bibliothèques bien organisées ; mais le premier à s'efforcer sérieusement de fournir un guide systématique aux catalogueurs fut Antony Panizzi qui rédigea, en 1839, un ensemble de règles à l'intention des employés de la bibliothèque du British Museum. Pendant le demi-siècle qui suivit, dans plusieurs pays, des bibliothèques nationales ou d'universités ainsi que des sociétés de bibliothécaires l'imitèrent. En 1908, les associations de bibliothécaires britanniques et américaines produisirent ensemble le premier code international. En 1948, l'Association française de normalisation commença à étudier ces codes pour déterminer s'ils conviendraient aux bibliothèques françaises. En 1961, la fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (I.F.L.A.) organisa à Paris un congrès international sur les principes de catalogage, auquel participèrent plus de cinquante nations, et presque toutes étaient d'accord sur la nécessité d'une norme internationale. Les « principes de Paris » sont la base de tous les travaux ultérieurs rendus encore plus nécessaires par les progrès des méthodes informatisées de catalogage.

Ces méthodes furent introduites essentiellement par la bibliothèque du Congrès des États-Unis avec le projet MARC (Machine Readable Cataloguing, catalogage lisible par machine). Un projet pilote appelé MARC I fut lancé en 1966, et l'expérience acquise dans plusieurs bibliothèques et par la British National Bibliography (Bibliographie nationale britannique) permit de concevoir un format normalisé international, appelé MARC II, qui permet l'échange international de données de catalogage. Bien que l'accord ne soit pas unanime, les bandes MARC britanniques et américaines sont maintenant disponibles par souscription, et dans le monde entier beaucoup de bibliothèques y conforment leur pratique.

Encouragée par l'U.N.E.S.C.O., l'I.F.L.A. possède en outre deux programmes d'échanges de données : l'UBC (contrôle bibliographique universel) et l'UAP (accès universel aux publications). Les pays qui participent à ces programmes s'engagent à enregistrer sous forme informatisée toutes leurs publications et à les rendre disponibles grâce à un réseau de fichiers compatibles. Cela est plus facile à réaliser depuis qu'ont été introduites la numérotation ISBN (numéro international [...]

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Écrit par :

  • : (formerly) director of central library services and Goldsmith'Librarian, University of London, England.
  • : agrégé de l'Université, docteur en linguistique

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Pour citer l’article

Douglas J. FOSKETT, Jacques MANIEZ, « INDEXATION », Encyclopædia Universalis [en ligne], consulté le 30 novembre 2021. URL : https://www.universalis.fr/encyclopedie/indexation/