INDEXATION

L'indexation consiste à identifier dans un document certains éléments significatifs qui serviront de clé pour retrouver ce document au sein d'une collection. Ces éléments comprennent le nom de l'auteur, le titre de l'ouvrage, le nom de l'éditeur, la date de publication et l'intitulé du sujet traité. Des règles d'usage régissent le choix et la forme des noms, les listes de vedettes matières, les plans de classification et d'analyse documentaire. La programmation et l'impression des index par ordinateur ont accru l'importance de ces codes. La complexité des documents modernes et la variété des formes sous lesquelles ils se présentent exigent qu'on aborde de façon systématique la construction des index et leur emploi.

Étymologiquement, indexer signifie montrer du doigt quelque chose qu'on veut identifier à telle ou telle fin. À l'époque moderne, on désigne par ce mot l'action d'identifier tel ou tel aspect significatif de document quelle qu'en soit la nature de façon que cet aspect ou ces aspects servent de clés quand on aura besoin, plus tard, de le rechercher au sein d'une mémoire. Pendant plusieurs siècles, cela s'est appliqué aux livres ; l'auteur ou l'éditeur faisaient souvent suivre leur texte d'un index, et les bibliothécaires fournissaient des clés sous forme de listes ou de catalogues indiquant ce que contenaient leurs collections.

Notre société a vu se développer l'usage de beaucoup d'autres types de documents, tels que le film sous ses différentes formes, les bandes audio et vidéo, les bandes et disques utilisés comme mémoire dans un ordinateur. Tous ces documents contiennent de l'information, qu'il convient d'étiqueter clairement afin que ceux qui désirent la consulter puissent y accéder aisément.

On caractérise le plus clairement et le plus évidemment un texte par le nom de l'auteur (ou des auteurs). Si, pour certaines œuvres anciennes, ce nom n'est pas toujours facile à déterminer, en général, pour la plupart des documents récents, il constitue le premier élément d'information, car il est tout particulièrement commode à identifier. En effet, la page de titre d'un livre donne le nom de l'auteur, nom sous lequel celui-ci veut se faire connaître. Cela est vrai même lorsqu'un document n'est pas l'œuvre d'une seule personne, mais d'une collectivité, une université ou une société de droit privé par exemple. Le titre que l'auteur donne à son œuvre présente les mêmes spécificités.

La date et le lieu de publication, l'édition, le nombre de pages, la présence de cartes, de plans, de tables et d'illustrations sont des éléments importants qui aident à identifier un document. Toutes ces caractéristiques sont faciles à déterminer, et l'ensemble du processus porte le nom de catalogage. La disposition des entrées au sein d'un fichier auteurs-titres est relativement simple : noms propres et mots se suivent par ordre alphabétique. Beaucoup de bibliothèques nationales, dont la Bibliothèque nationale française, ont publié des catalogues de leurs collections suivant l'ordre alphabétique des noms d'auteurs, et Les Livres disponibles, le catalogue des livres français disponibles chez les éditeurs, comporte une partie alphabétique par auteurs et une autre par titres, en ordre alphabétique.

Le problème de savoir comment choisir l'indexation matières d'un document est beaucoup plus complexe ; en général, le titre ne fait guère plus que mettre en relief un ou deux mots importants. On pourrait croire qu'un auteur est le mieux placé pour concevoir l'index matières de son propre livre, mais les éditeurs préfèrent souvent confier la préparation de l'index à des indexeurs professionnels qui connaissent parfaitement la théorie et la pratique de[...]