ARCHIVAGE NUMÉRIQUE

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La mise en pratique de l'archivage numérique

Les solutions pratiques envisagées pour mettre en œuvre l'archivage numérique s'articulent autour de quatre points essentiels :

– Assurer la conservation durable des séquences de bits contenant les informations à préserver. Ce sont généralement des ensembles de fichiers organisés au sein de dossiers, dont il faut garantir l'intégrité au cours du temps. La moindre erreur de bits peut causer la perte du document. Cette tâche implique le choix des supports de stockage adaptés au volume de données, la création d'une ou de plusieurs copies des fichiers sur des supports distincts, l'envoi d'au moins une copie sur un site géographiquement éloigné du site principal, la surveillance de l'état des supports et leur renouvellement (appelé migration de supports) chaque fois que cela est nécessaire.

– Retrouver les documents au milieu de milliers ou millions d'autres. C'est ici essentiellement la question de la richesse et de la précision des métadonnées descriptives. Le numérique a conduit à une explosion du nombre de documents et de sources d'information. Retrouver l'information adéquate par rapport à un besoin donné reste un exercice difficile. Il convient de choisir la norme de métadonnées adaptée au contexte. Une fois ce choix effectué, la difficulté réside toujours dans la constitution et la vérification des métadonnées.

– Savoir passer des séquences de bits au contenu informationnel. Ce problème est d'abord celui des formats de représentation de l'information. Il s'agit de savoir comment l'information est codée, organisée, éventuellement compressée sous forme de séquences de bits. Il existe des milliers de formats : certains sont ouverts, c'est-à-dire publiés et libres de droits, d'autres sont fermés ou soumis à des droits d'utilisation. Le choix se portera de préférence sur les formats ouverts et tiendra compte de la disponibilité des logiciels permettant de créer et de lire des données conformes aux formats retenus. Restituer le contenu sur écran ne suffit pas toujours à rendre ce contenu compréhensible. Plus les informations sont complexes et plus il est nécessaire de les compléter par des éléments explicatifs. Par exemple, les mesures collectées par un instrument scientifique embarqué sur un satellite ne peuvent pas être interprétées correctement si on ne connaît pas le principe de fonctionnement de cet instrument, si on ne sait pas qu'à partir d'une certaine date il est devenu moins précis ou encore si on a oublié de mentionner que les observations pouvaient être faussées périodiquement par des parasites provenant d'un autre instrument embarqué. Enfin, ce qui est compréhensible pour un chercheur expérimenté ne l'est pas pour un étudiant et encore moins pour le grand public. L'information de représentation dépendra donc des caractéristiques de la communauté d'utilisateurs visée.

– Disposer, quand cela est nécessaire, des éléments démontrant la valeur probante des documents numériques. Les législations nationales et internationales ont été adaptées depuis la fin des années 1990 afin de définir les conditions dans lesquelles un document numérique pouvait disposer de la même valeur probante qu'un document papier. On peut citer, par exemple, la directive européenne du 13 décembre 1999 (directive 1999/93/EC) « sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques » puis, en France, la loi no 2000-230 du 13 mars 2000 « portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique » ainsi que les décrets qui ont suivi. Pour qu'un document numérique soit doté d'une valeur probante, il doit avoir été « électroniquement » signé. Le processus de signature électronique repose sur les technologies de calcul d'empreinte numérique et de cryptage, mais aussi sur un dispositif organisationnel impliquant obligatoirement la présence d'un prestataire « certificateur » en charge de délivrer les fameux certificats personnels. Les certificats ont une durée de validité limitée et, dans une perspective à long terme, on peut douter de la pérennité d'un tel dispositif. C'est l'option qui a été retenue pour le minutier central des notaires mis en place par l'Ordre national des notaires dans le but d'assurer la préservation des actes authentiques numériques. Nous pouvons dire que, sur cet aspect, des solutions simples restent à inventer.

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Archivage numérique : principe d'une archive

Archivage numérique : principe d'une archive
Crédits : Encyclopædia Universalis France

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Archivage numérique : classification des archives

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Crédits : Encyclopædia Universalis France

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Écrit par :

  • : consultant indépendant, expert en archivage numérique auprès de la Commission européenne

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Pour citer l’article

Claude HUC, « ARCHIVAGE NUMÉRIQUE », Encyclopædia Universalis [en ligne], consulté le 02 décembre 2021. URL : https://www.universalis.fr/encyclopedie/archivage-numerique/