4. L'élaboration des actes
La diplomatique étudie l'organisation et l'histoire des chancelleries, greffes et bureaux d'écriture et d'ordre des administrations, pour déterminer la filière suivie par l'acte écrit dans sa préparation et jusqu'à l'accomplissement des formalités qui lui donnent valeur exécutoire. Elle est donc amenée à se préoccuper des personnes qui composent ces services et de leurs attributions, des règles qui y sont en usage, des moyens de rédaction des actes (les formulaires notamment), aussi bien que des documents qui servent à étudier l'affaire, à préparer la décision et à en assurer la diffusion et l'exécution (mémoires, rapports, correspondance administrative, etc.).
L'origine de l'acte peut découler de la volonté personnelle de son auteur agissant motu proprio en dehors de toute sollicitation extérieure ; plus souvent, il y a eu requête ou supplique de l'intéressé, verbale ou écrite. Cette demande doit être soit entendue et approuvée par l'auteur de l'acte, soit instruite par l'organisme compétent ou par une institution spécialisée (telle que, par exemple, la daterie et les référendaires à la chancellerie pontificale, ou les maîtres des requêtes et la Chambre des requêtes dans la France de l'Ancien Régime). Parfois les suppliques, une fois approuvées, ont été tenues, du seul fait de cette approbation, comme l'équivalent de l'acte parfait sans qu'il soit procédé à l'établissement d'un autre acte. Telle est l'origine de la « signature en cour de Rome », apparue au cours du xive siècle ; il en fut de même des « bons du roi » en France au xviiie siècle, lorsque le souverain écrivait « bon » en marge de mémoires à lui présentés.
L'intervention des tiers marque une autre phase de la procédure : appui donné à la requête par une personnalité, consentement accordé par des parents, des supérieurs ou des tiers intéressés, conseils ou avis donnés par certaines personnes ou certains corps.
Puis se présente, moment essentiel, le commandement de l'acte, qualifié de jussio da […]
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